Práce s podněty

Participace nemá představovat primárně formální záležitost. Jejím hlavním přínosem je reálné obohacení plánovacího procesu a ovlivnění obsahu konkrétního finálního dokumentu. Je třeba, aby všechny písemné a verbální podněty od obyvatel a zainteresovaných stran byly řádně zdokumentovány a analyzovány z hlediska jejich relevantnosti. Relevantní podněty musí být následně zapracovány do projektu a pokud je to možné, tak se promítnout do opatření naplánovaných v akčním plánu. U vyhodnocení podnětů a připomínek veřejnosti je velmi důležitá transparentnost a zveřejnění jasného popisu způsobu jejich vypořádání.

V případě verbálních vyjádření získaných naživo na participační aktivitě, je důležité na všechny komentáře ze strany veřejnosti reagovat, bez ohledu na jejich relevanci. Nicméně veřejnost by měla být informována o tom, že ne všechny návrhy mohou být zohledněny a že se může stát, že rozhodnutí budou přijata i na základě protichůdných názorů. Pokud jsou připomínky ponechány bez reakce, vede to k demotivaci obyvatel k dalšímu zapojování a v případě, že obyvatelé získají pocit nezájmu ze strany města, může tato situace vyústit i v konflikty v pozdější fázi plánovacího procesu. Diskuze a spravedlivé zvážení všech rozumných komentářů, které zazní (ať už naživo, nebo jsou získány písemně), je tedy důležitá jako prevence případných pozdějších stížností a sporů. Ze setkání s odbornou či širokou veřejností je vhodné pořizovat zápisy a zaznamenat všechny důležité vstupy a komentáře, jejich autory, reakce na ně a výstupy diskuzí. Všechny zápisy ze setkání (především z těch se širokou veřejností) je třeba následně zveřejnit a komentáře zanést do databáze k analýze a případnému zapracování do výsledného dokumentu.

Zpracování získaných podnětů vyžaduje zpravidla velké personální a časové nasazení, což je třeba zohlednit v přípravné fázi plánovacího procesu (a při tvorbě komunikační strategie) a při vyhrazení potřebných zdrojů na daný formát participace. Shromáždění podnětů a komentářů do databáze, jejich kontrola a analýza relevance pro řešený projekt. Např. zpracování SUMP se obvykle provádí ručně, což je především u online zapojení zpravidla velmi náročné (odezva při zapojení online bývá větší a může se stát, že bude třeba vypořádat řádově stovky podnětů, někdy i tisíce). Aby byl participační proces efektivní a bylo možné se v získaných podnětech vyznat a objektivně je posoudit, je důležité postupovat systematicky. Vhodné je uspořádat podněty v databázi tematicky nebo podle oblasti či území, kterého se týkají, a následně seskupit podobné návrhy a stanovit jejich prioritu s ohledem na relevantnost k cílům projektu. U podnětů, které jsou vyhodnoceny jako relevantní, je třeba shromáždit veškeré relevantní informace a podklady a následně je prezentovat politické reprezentaci města, včetně vysvětlení toho, jak a do jaké míry mohou řešený projekt dále posunout, a tímto způsobem pro ně získat i politickou podporu. Na základě projednání podnětů poté skupina odborníků formuluje doporučení a doplnění řešeného dokumentu (aktualizaci navrhovaných opatření a přidání nových). V dalším kroku by měla následovat zpětná vazba pro občany a zainteresované strany a jejich informování ohledně toho, které podněty byly doručeny ke schválení, zda a jak byly podněty zapracovány a proč některé zapracovány nebyly. Podle formátu participace je vypracována souhrnná zpráva s vypořádáním jednotlivých podnětů, případně jsou rozeslány a uveřejněny písemné odpovědi či záznamy o rozhodnutích a zápisy z jednání, které by měly být automaticky zveřejněny v souladu s výše uvedeným. Jinými slovy každý, kdo se procesu účastní, by musí mít možnost dohledat, co se s jeho podnětem stalo, případně proč nebyl přijat. Před konečným rozhodnutím a odsouhlasením akčního plánu by měly být navrhované aktivity a opatření komunikovány s veřejností tak, aby k nim ještě mohla poskytnout zpětnou vazbu.

V rámci transparentnosti by měly být dokumentovány nejenom vstupy získané od odborné a široké veřejnosti, ale rovněž celý participační proces (včetně poskytnutých informací o příležitosti zapojit se, prováděných aktivitách, účastnících, vypořádání podnětů...). Tyto informace by měly být veřejně přístupné i po dokončení dokumentu (na webu či jako součást nebo příloha plánu). Vhodné je také ve finálním dokumentu řešeného projektu explicitně uvést, která opatření v plánu vzešla na základě participačního procesu (zejména ze strany široké veřejnosti).